14.01.2013
Premessa
Identificazione univoca del numero della fattura (un problema inesistente)
Obbligo generalizzato di indicare la partita iva e/o il codice fiscale del cliente
Fattura differita anche per i servizi nazionali
La fattura semplificata
Fatture emesse con il registratore di cassa
Nuovi obblighi di emissione della fattura nei casi in cui non c’e’ addebito di iva
Il nuovo volume d’affari
Nuovi momenti impositivi e nuovi termini di fatturazione nelle operazioni intra-ue ed extra-ue
La fattura elettronica
Il contributo ha finalità meramente informativa e, in nessun caso, potrà essere considerato consulenza, pertanto le considerazioni svolte nel documento non possono ritenersi supporto sufficiente per l'adozione di scelte e decisioni.
Premessa. In ossequio alla Direttiva 2010/45/UE (cosiddetta seconda “Direttiva fatturazione” dopo la prima del 20.12.2001 n. 2001/115/CE) che modifica la Direttiva 2006/112/CE (cosiddetta “Direttiva IVA”),
dal primo gennaio 2013 sono state introdotte anche in Italia nuove
regole a modifica della disciplina IVA in materia di fatturazione,
modificando sia il DPR n. 633/1972 (Decreto IVA) sia il D.L. n. 331/1993 (Decreto sugli scambi intracomunitari) ed altre norme collegate.Il D.L. 11 dicembre 2012 n. 216 recante “Disposizioni urgenti volte a evitare l’applicazione di sanzioni dell’Unione Europea” (cosiddetto “Decreto salva infrazioni”), che era stato predisposto per il recepimento della suddetta direttiva comunitaria, non è stato approvato a causa della anticipata fine della legislatura a seguito delle dimissioni del Governo Monti ed è stato inserito all’interno della Legge di Stabilità 2013 (Legge 228/2012) nei commi da 324 a 335 dell’art. 1.
Con questa novella legislativa sono stati principalmente modificati diversi articoli del DPR 633/1972, tra cui è stato quasi interamente riscritto l’art. 21 contenente le regole per la “Fatturazione delle operazioni” ed è stato aggiunto l’art. 21-bis, mentre nel D.L. 331/1993 è stato completamente sostituito l’art. 39 (Effettuazione delle cessioni e degli acquisti intracomunitari).
Cercando di rendervi una sintesi, la più completa possibile, si espongono di seguito le principali modifiche operative dal 01.01.2013
IDENTIFICAZIONE UNIVOCA DEL NUMERO DI FATTURA (un problema inesistente): Tra le novità più discusse introdotte nell’art. 21 del decreto IVA, vi è l’obbligo di attribuzione al documento di un numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco, mentre precedentemente era previsto soltanto che la fattura fosse datata e numerata in ordine progressivo per anno solare.
Non si conosce ancora il pensiero dell’Agenzia delle Entrate sul merito, ma in attesa di chiarimenti il consiglio che va per la maggiore è quello di numerare le fatture indicando anche l’anno di emissione (es. 1/2013, 2/2013, ecc. e poi 1/2014, 2/2014), ma ciò comporterebbe all’inizio di ogni nuovo anno la perdita della progressività numerica che, ribadiamo, non è più richiesta “per anno solare”, come prima, e, quindi non si dovrebbe interrompere.
Si potrebbe in alternativa all’anno accompagnare il numero con una lettera alfabetica per anno solare (1/A, 2/A, ecc. per il 2013 e poi 1/B, 2/B ecc. per il 2014, e così via per 21 anni, o 26 se vogliamo usare anche le lettere straniere), ma non si risolverebbe il problema della progressività negli anni.
Si ricorda anche che il numero così composto dovrà apparire scritto nello stesso modo anche nel registro IVA e potrebbe confliggere con eventuali registri sezionali già in uso.
In alternativa, non essendo più prevista dal 2013 la numerazione progressiva per anno solare, si potrebbe continuare con la numerazione del 2012 praticamente all’infinito, senza soluzione di continuità, anche se le case di software hanno già avuto modo di affermare che ciò potrebbe avere impatti molto pesanti.
Un’ultima considerazione. Forse il problema della numerazione non è poi così urgente come si potrebbe pensare, perché la norma entra in vigore il 01.01.2013 e fino al 31 dicembre dell’anno scorso vigeva la regola della numerazione progressiva per anno solare e ci sono sempre stati numeri uguali in ognuno degli anni precedenti, differenziati solo dalla data del documento. Ciò potrebbe far supporre che è solo dalle fatture emesse di quest’anno che il problema si pone e che non debba essere operato un confronto con la numerazione del 2012 e anni precedenti per verificare la sussistenza dell’unicità del numero.
Forse basterebbe ripartire dal numero uno (che sarebbe il primo della nuova numerazione progressiva univoca) e porsi il problema l’anno prossimo, lasciando le fatture precedenti al loro destino e alle vecchie regole!! Se questa fosse l’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate, si confermerebbe valido qualunque sistema fosse già stato adottato dall’impresa nei primi giorni dell’anno, evitando di dover rincorrere fatture già emesse per cambiare il tipo di numerazione.
E’ di oggi (e mi giunge mentre avevo ormai chiuso questa dispensa) la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 1/E del 10.01.2013, con la quale la Direzione Centrale Normativa dell’Agenzia afferma che aver tolto dal testo legislativo la locuzione “progressiva per anno solare”, non significa che non si possa comunque adottare tale numerazione annuale, in quanto la numerazione risulta comunque univoca mediante il riferimento alla data di emissione che è elemento obbligatorio della fattura.
La modifica della norma è dovuta al fatto che obbligando alla numerazione per anno solare si creava un ulteriore adempimento ai contribuenti, non previsto dall’art. 226 della Direttiva 2006/112/CE.
OBBLIGO GENERALIZZATO DI INDICARE LA PARTITA IVA E/O IL CODICE FISCALE DEL CLIENTE: Dal 01.01.2013 è obbligatorio indicare sempre la partita IVA del cliente (se soggetto passivo nazionale) o il codice fiscale (se il cliente agisce in veste di privato consumatore) o il codice identificativo comunitario (se il cliente è soggetto passivo in altro stato UE). Precedentemente l’obbligo sussisteva solo se il cliente era debitore dell’IVA (reverse charge) o se si trattava di soggetto passivo intracomunitario.
FATTURA DIFFERITA ANCHE PER I SERVIZI NAZIONALI: Viene introdotta anche per le prestazioni di servizi la possibilità di emettere la fattura “differita” entro il giorno 15 del mese successivo, per tutte le operazioni effettuate verso un medesimo cliente nel mese solare precedente.
La possibilità era già prevista per le cessioni di beni risultanti da documento di trasporto; ora per le prestazioni di servizi, data l’inesistenza di un d.d.t., viene previsto che le stesse siano individuabili attraverso idonea documentazione.
Non è dato sapere in cosa possa consistere la “idonea documentazione”, ma, in attesa di istruzioni dell’Agenzia Entrate, si può supporre che sia validamente documentata una prestazione risultante da contratto scritto (attenzione all’obbligo di assolvimento dell’imposta di bollo!!) registrato o timbrato in posta con il sistema della “autoprestazione” per conferirgli data certa, da scambio di e-mail (meglio se PEC e con firma certificata), da scambio di fax di andata e ritorno con firma dei contraenti (uno dei contraenti invia un fax alla controparte regolarmente firmato e la controparte lo reinvia dopo averlo a sua volta sottoscritto), dai rapportini tecnici di manutenzione, dall’estratto conto per le provvigioni degli agenti, dal d.d.t. per la consegna del bene riparato, dalla lettera di vettura nei trasporti; non è da escludere che anche i singoli pagamenti (tracciabili tramite bonifico, carta elettronica, assegno non trasferibile) effettuati nel corso del mese solare possano essere considerati documentazione idonea da parte dell’Agenzia Entrate, in quanto determinano ognuno un diverso momento impositivo, giacché nei servizi interni lo stesso si identifica con il pagamento.
Si ricorda, comunque, che la fattura “differita” sia essa relativa a cessione di beni o a prestazione di servizi, deve essere compresa, con la relativa IVA a debito, nella liquidazione del periodo (mensile o trimestrale) in cui si è verificato il momento impositivo secondo l’art. 6 del decreto IVA (consegna per la cessione di beni mobili, data del rogito per beni immobili, data di pagamento per le prestazioni di servizi rese in Italia) e non nel mese o trimestre in cui la fattura è emessa e registrata.
LA FATTURA SEMPLIFICATA: con il nuovo art. 21-bis del decreto IVA viene introdotta la “Fattura semplificata”. Questa nuova modalità di fatturazione potrà essere utilizzata solo nel caso in cui l’importo complessivo (IVA inclusa) non superi i 100 euro (con proprio Decreto il Ministero dell’Economia e delle Finanze può aumentare l’importo fino a 400 euro, ovvero eliminare totalmente il limite, per specifici settori di attività o tipologia di soggetti per i quali sia particolarmente difficoltoso emettere le fatture ordinarie).
La fattura semplificata può essere utilizzata anche per le rettifiche di cui all’art. 26, a prescindere dall’importo, indicando il riferimento alle fatture originarie; viene espressamente qualificata come “fattura rettificativa”, termine che sostituisce quelli abitualmente utilizzati di “nota di addebito” e “nota di accredito”.
Le semplificazioni previste consistono:
a) nel poter indicare, in luogo di tutti i dati anagrafici del cliente, la sola partita IVA (se il cliente è soggetto passivo nazionale) o il codice fiscale (se agisce in veste di privato consumatore) ovvero il numero di identificazione comunitario (se il cliente è soggetto passivo in altro stato UE). Un “piccolo” problema non risolto dal legislatore e di cui dovrà necessariamente farsi carico l’Agenzia delle Entrate, è la mancata modifica dell’art. 23 del decreto IVA, dove è previsto che sul registro delle fatture emesse debbano essere riportati “ditta, denominazione o ragione sociale, cognome e nome”; se, quindi, emettere la fattura risulta più semplice e veloce (si pensi al settore della ristorazione), occorrerebbe comunque raccogliere tutti i dati del cliente per compilare il registro delle fatture emesse dove, a differenza di quanto previsto per gli elenchi clienti (ex “spesometro”), non si può indicare solo la partita IVA e/o il codice fiscale del cliente.
b) Nella possibilità di indicare solo il totale del documento (come nelle ricevute fiscali) con indicata l’IVA contenuta nel prezzo (ad esempio: IVA inclusa € …. ; di cui IVA € ….), ovvero indicando gli elementi necessari per calcolarla (ad esempio: IVA inclusa al 21%). Sarà cura del cliente determinare l’imponibile e l’imposta per la registrazione sul registro acquisti.
c) Nel poter indicare in modo generico la “descrizione dei beni ceduti e dei servizi prestati”, in luogo dell’obbligo di indicare la “natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione”, previsto invece per le fatture ordinarie.
Non è possibile ricorrere all’uso della fattura semplificata per le cessioni intracomunitarie non imponibili di cui all’art. 41 del D.L. 331/1993 e per le cessioni di beni e prestazioni di servizi non soggette ad IVA, in quanto non territoriali in Italia, effettuate nei confronti di soggetto passivo comunitario che sia debitore dell’imposta nel suo paese (reverse charge), oggi previste dal nuovo art. 21, c. 6-bis, lett. a) del decreto IVA.
FATTURE EMESSE CON IL REGISTRATORE DI CASSA: con la modifica dell’art. 1 della Legge 18/1983, dal primo gennaio 2013 le fatture, sia ordinarie sia semplificate, potranno essere emesse anche attraverso i registratori di cassa. Le fatture emesse con il misuratore fiscale dovranno riportare sempre la partita Iva o il codice fiscale del destinatario come già avviene con lo scontrino parlante. Occorrerà naturalmente utilizzare misuratori adeguatamente predisposti e attendere il previsto Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze che stabilisca i dati che devono essere obbligatoriamente presenti in queste particolari fatture.
NUOVI OBBLIGHI DI EMISSIONE DELLA FATTURA E DI ANNOTAZIONE NEI CASI IN CUI NON C’E’ ADDEBITO DI IVA: con i nuovi commi 6, 6-bis e 6-ter del modificato art. 21 del decreto IVA si prevede, come già avveniva in precedenza, l’emissione della fattura anche in presenza delle sotto elencate tipologie di operazioni, in cui, in luogo dell’ammontare dell’IVA, deve essere riportata una specifica annotazione, con l’eventuale indicazione della relativa norma nazionale o comunitaria.
La sostanziale differenza con la precedente normativa riguarda il nuovo obbligo di emissione della fattura verso soggetti passivi comunitari, debitori d’imposta nel loro stato, per tutte le operazioni (escluse quelle finanziarie esenti dell’art. 10, commi da 1) a 4) e 9) del decreto IVA) non territoriali in Italia ex artt. da 7 a 7-septies (e non solo quelle dell’art. 7-ter come in precedenza) e per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi che si considerano effettuate fuori dall’Unione Europea (extra-UE).
L’altra differenza, decisamente meno rilevante, consiste nel fatto che non vi è più l’obbligo di indicare anche la norma di legge che prevede l’esenzione, l’esclusione, la non rilevanza o la non imponibilità (evitando di indicare riferimenti spesso così abbreviati da risultare incomprensibili), ma detta indicazione è solo aggiuntiva ed eventuale, mentre vi è l’obbligo della annotazione di cui occorre rispettare scrupolosamente la terminologia e non utilizzare terminologie non coerenti con la norma di legge prevista.
Le annotazioni previste sono:
- Per le cessioni di beni in transito o depositati in luoghi soggetti a vigilanza doganale, non soggette ad IVA ex art. 7-bis, comma 1, va riportata l’annotazione “operazione non soggetta”;
- Per le operazioni non imponibili ex artt. 8, 8-bis, 9 e 38-quater, va riportata l’annotazione “operazione non imponibile”;
- Per operazioni esenti ex art. 10, ad eccezione di quelle indicate al n. 6 (operazioni relative all’esercizio del lotto, lotterie nazionali, giochi di abilità e concorsi pronostici riservati allo Stato, ecc.), va riportata l’annotazione “operazione esente”;
- Per le operazioni soggette al regime del margine di cui al D.L. n. 41/95, va riportata una diversa annotazione a seconda del bene commercializzato:
o “regime del margine – beni usati”;
o “regime del margine – oggetti d’arte”;
o “regime del margine – oggetti di antiquariato o da collezione”;
- Per le operazioni effettuate dalle agenzie di viaggio e turismo soggette al regime del margine ex art. 74-ter, va riportata l’annotazione “regime del margine – agenzie di viaggio”.
- Per le cessioni di beni e prestazioni di servizi, diverse da quelle di cui all’art. 10, comma 1, nn. da 1) a 4) e 9), previste dal nuovo comma 6-bis, lett. a) dell’art. 21, effettuate nei confronti di soggetti passivi UE debitori d’imposta nel loro stato, va riportata l’annotazione “inversione contabile”;
- Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi non territoriali in Italia, effettuate nei confronti di soggetti extra UE, va riportata l’annotazione “operazione non soggetta”.
- Per le fatture emesse dal cessionario del bene o committente del servizio, quando è debitore d’imposta, va riportata l’annotazione “autofatturazione”.
IL NUOVO VOLUME D’AFFARI: l’obbligo (visto al paragrafo precedente) di emissione della fattura verso soggetti passivi comunitari, debitori d’imposta nel loro stato, per tutte le operazioni (escluse quelle finanziarie esenti dell’art. 10, commi da 1) a 4) e 9) del decreto IVA) non territoriali in Italia ex artt. da 7 a 7-septies e per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi che si considerano effettuate fuori dall’Unione Europea (extra-UE), comporta inevitabilmente l’obbligo di registrazione delle stesse e la loro partecipazione al volume d’affari IVA, così come riformulato nel nuovo art. 20 del decreto IVA.
Diversi sono gli effetti che questo aumento del volume d’affari comporta per i contribuenti. Vediamo i principali effetti negativi:
- Accesso ad alcune semplificazioni o agevolazioni, quali:
o La possibilità di optare per la liquidazione trimestrale dell’IVA;
o La possibilità di presentare trimestralmente anziché mensilmente i modelli Intrastat e le comunicazioni cosiddette “black list”;
o La possibilità di optare per il cosiddetto “regime di cassa”;
- Relativamente ai rimborsi IVA:
o Quando il rimborso viene richiesto a seguito della effettuazione di operazioni non imponibili (ex artt. 8, 8-bis e 9) per un ammontare superiore al 25% del volume d’affari;
- Relativamente al contributo integrativo dovuto dai professionisti iscritti alle casse:
o In sede di liquidazione dei contributi dovuti alla cassa di appartenenza, il professionista deve versare il contributo integrativo sul volume d’affari IVA al netto dello stesso. E’ quindi necessario che a partire dalle fatture emesse dal 01.01.2013, i suddetti professionisti addebitino in fattura il contributo integrativo anche per le prestazioni non territoriali ex artt. da 7-ter a 7-septies rese nei confronti di clienti non residenti o residenti fuori dal territorio doganale.L’inclusione nel volume d’affari del contribuente delle operazioni non territoriali non influirà sullo status di esportatore abituale, in quanto viene espressamente stabilito che le suddette operazioni non rilevano a detti fini.
NUOVI MOMENTI IMPOSITIVI E NUOVI TERMINI DI FATTURAZIONE NELLE OPERAZIONI INTRA-UE ED EXTRA-UE: Con la integrale riformulazione dell’art. 39 del D.L. 331/1993 viene recepita la disposizione europea secondo cui “l’acquisto intracomunitario di beni si considera effettuato nel momento in cui è considerata effettuata la cessione di beni analoghi nel territorio dello stato membro interessato”.
Il nuovo comma 1 dell’art. 39 stabilisce, pertanto, che sia le cessioni che gli acquisiti intracomunitari di beni “si considerano effettuati all’atto dell’inizio del trasporto o della spedizione al cessionario o a terzi per suo conto, rispettivamente nel territorio dello Stato (cessioni) o dal territorio dello Stato membro di provenienza (acquisti)”.
Il momento impositivo, che è il riferimento temporale per la corretta esecuzione degli adempimenti IVA, viene fatto coincidere con la partenza dei beni dal territorio di origine, sia per il cedente che per il cessionario.
Per il soggetto passivo nazionale che acquista, è, quindi, la data di partenza della merce che determina il tempo massimo di attesa per il ricevimento della fattura che è stato aumentato dal 2013 a due mesi (precedentemente era di un mese); decorso questo termine scatta per il cessionario italiano l’obbligo di emissione dell’autofattura entro il giorno 15 del mese successivo (giorno 15 del terzo mese dalla avvenuta spedizione della merce).
Se invece si riceve la fattura nei termini, ma che risulta emessa per un corrispettivo inferiore al reale, il cessionario, dopo aver regolarmente integrato la fattura, deve emettere una autofattura per la differenza entro il giorno 15 del mese successivo alla registrazione della fattura originaria ricevuta.
Si ricorda che dal 17 marzo 2012 (in seguito alla entrata in vigore della Legge Comunitaria 2010 ** Legge 217/2011 ** di recepimento delle Direttive 2009/69/CE e 2009/162/UE) per quanto riguarda i servizi “generici” (art. 7-ter) sia intracomunitari che extracomunitari, il momento impositivo non è più quello del pagamento del corrispettivo o della fatturazione anticipata (che continua ad essere vigente per i servizi resi all’interno del territorio nazionale e per i servizi non “generici” o “specifici”), ma si identifica nel momento di ultimazione della prestazione, salvo che il pagamento del prezzo o di parte di esso non la anticipi. Per i servizi “generici” a carattere periodico o continuativo, invece, il momento impositivo è dato dalla data di maturazione dei corrispettivi o dal decorso di un anno solare dall’inizio della prestazione se di durata ad esso superiore, salvo che il pagamento del prezzo o di parte di esso non la anticipi.
Se si tratta di un servizio intracomunitario (sia “generico” che “specifico”) il committente italiano deve integrare il documento entro il giorno 15 del mese successivo al suo ricevimento (se è giunto nel previsto termine di due mesi dal momento impositivo, altrimenti scatta l’obbligo dell’autofattura), mentre se si tratta di un servizio “generico” extracomunitario, deve emettere autofattura in unico esemplare entro il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione della prestazione (sia essa determinata dal pagamento anticipato, dall’ultimazione del servizio o dalla maturazione del corrispettivo/decorrenza dell’anno solare).
Sia la fattura integrata di acquisto beni e servizi intracomunitari (sia “generici” che “specifici”) che l’autofattura per i soli servizi “generici” extracomunitari, devono poi essere contabilizzate nel registro vendite per liquidare l’imposta a debito (entro gli stessi termini di emissione, ma con riferimento al mese precedente per i beni e i servizi UE e a quello di effettuazione dell’operazione per i servizi “generici” extra-UE); l’autofattura per l’acquisto extra-UE di beni e servizi non “generici” (detti anche “specifici”) deve essere emessa, invece, al momento di effettuazione dell’operazione (ex art. 6 del decreto IVA) e contabilizzata nel registro vendite entro 15 giorni, con riferimento alla data di emissione.
La fattura integrata e/o l’autofattura va poi contabilizzata anche nel registro acquisti per esercitare il diritto alla detrazione, se spettante anche solo in parte, entro il termine per l’esercizio della detrazione stessa (coincidente con il termine di invio telematico della dichiarazione IVA del secondo anno successivo a quello in cui è sorto il diritto).
Un’altra novità nelle cessioni di beni intracomunitarie riguarda gli acconti sul prezzo che non sono più rilevanti ai fini IVA e per i quali non vi è più l’obbligo di emettere la fattura, mentre permane l’obbligo di fatturazione (e quindi di rilevanza ai fini impositivi) degli acconti o dei saldi anticipati negli scambi intracomunitari di servizi (cosiddetti “servizi generici”).
Naturalmente nelle cessioni di beni intracomunitarie, l’emissione anticipata della fattura per acconti ricevuti (ancorché non obbligatoria) o per altre cause continua a determinare la realizzazione dell’operazione, limitatamente all’importo fatturato, mentre ciò, al contrario, non avviene nella fatturazione anticipata dei servizi “generici” intracomunitari di cui all’art. 7-ter (se fatta per cause diverse dal pagamento di acconti o saldi anticipati), dove gli unici momenti impositivi rimangono il pagamento anticipato, l’ultimazione del servizio o la maturazione del corrispettivo/decorrenza dell’anno solare.
Prospetto riassuntivo predisposto dal dott. Franco Ricca
(Fonte: “Italia Oggi” del 08/01/2013, pag. 23)
(Fonte: “Italia Oggi” del 08/01/2013, pag. 23)
LA FATTURA ELETTRONICA: La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Con questa frase si conclude il primo comma del nuovo art. 21 in vigore dal 01.01.2013. Si tratta della migliore dimostrazione della completa parificazione tra la fattura elettronica e la fattura cartacea (o analogica) che viene operata con la legge di Stabilità 2013.
Entrambe possono essere emesse anche sotto forma di “nota”, “conto”, “parcella” o simili, essendo del tutto irrilevante la veste assunta dal documento, anche con riferimento alla denominazione.
La fattura elettronica viene definita come “la fattura che è stata emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico” e la sua adozione è subordinata all’accettazione da parte del destinatario, per la quale non è obbligatoria la forma scritta (ancorché preferibile e forse necessaria *** anche direttamente nei contratti, negli ordini o via mail o fax *** visti i tempi ristretti previsti per la conservazione elettronica dei documenti fiscali), essendo sufficiente il comportamento concludente della registrazione sul registro IVA acquisti e/o il pagamento da parte del cliente.
Si considera senz’altro fattura elettronica il documento strutturato espresso nel formato .Xml (eXtensible Mark-up Language), ma lo è anche qualunque fattura per la quale si utilizzi per la trasmissione un formato elettronico, per cui è considerata elettronica anche la fattura inviata via mail con allegato il documento in formato PDF ovvero trasmessa via fax elettronico (tramite pc), mentre non lo è, invece, quella trasmessa in modalità cartacea tramite un fax analogico.
Attenzione però al fatto che non tutte le fatture create in formato elettronico, possono essere considerate elettroniche. Se si genera un documento tramite un software gestionale o con un editor di testi (Office, Openoffice, ecc.), ma poi si stampano e si spediscono per posta o fax analogico, queste non sono fatture elettroniche; se al contrario si forma una fattura in formato cartaceo, la si scansiona creando un PDF e la si invia come allegato di posta elettronica o con fax elettronico, in questa caso anche la fattura si considera elettronica.
Le fatture elettroniche devono essere conservate, sia dall’emittente che dal destinatario, in modalità elettronica (in attesa del nuovo decreto, già in bozza, in materia di conservazione dei documenti a rilevanza fiscale, attualmente la conservazione elettronica di cui al D.M. 23.01.2004, prevede che il documento sia firmato digitalmente e sia applicata al file una marca temporale entro 15 giorni dalla sua emissione), mentre le fatture create in formato elettronico (ma non elettroniche in quanto non accettate dal cliente) e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.
Il contribuente che emette una fattura elettronica deve garantirne, nella più ampia libertà e autonomia; l’autenticità dell’origine (attribuzione univoca del documento al soggetto emittente), l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, utilizzando specifiche modalità per la formazione del documento quali l’apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, l’utilizzo di sistemi di scambio elettronico di dati (EDI – Electronic Data Interchange) per la trasmissione elettronica, l’utilizzo di sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile (scambio di e-mail, contratti, ordinativi, d.d.t., pagamenti, ecc.).
Essendo ammessa per tutte le fatture la conservazione elettronica, non vi è più l’obbligo di stampare le fatture ricevute in PDF anche se non si è esplicitamente accettato di riceverle in formato elettronico.
(FONTE :Altalex, 14 gennaio 2013. Articolo di Giuseppe Zambon)
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