Rimborso spese anticipate per conto del cliente

I professionisti solitamente si trovano a dover sostenere spese che in realtà dovrebbero essere sostenute dal cliente, ma per esigenze di velocità nell'esecuzione dell'incarico vengono anticipate dallo stesso (ad. esempio marche da bollo, contributo unificato, francobolli, postali). Inoltre il professionista può sostenere delle spese di trasferta (di viaggio, alberghiere, di ristorazione, etc.) per l'espletamento, fuori sede, dell'incarico professionale.

Il riaddebito "rimborso" delle spese, che di solito il professionista anticipa per il cliente, può essere analizzato in tre macro categorie: le anticipazioni effettuate in nome e per conto del committente, le spese a forfait e i rimborsi a piè di lista; di seguito analizzeremo brevemente queste tre macro categorie.

Le anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente

Le anticipazioni effettuate in nome e per conto del committente (ad esempio imposte, tasse concessioni governative, contributi, imposta di bollo, diritti camerali, diritti di segreteria, diritti di conservatoria, diritti di cancelleria etc.) costuiscono delle mere anticipazioni finanziarie che devono essere :

1) analiticamente documentate, la R.M. n.360393 del 16.01.1978 ha chiarito che ricadono, i "diritti corrisposti agli uffici e risultanti da apposita specifica di liquidazione effettuata nel modulo intestato al cliente committente del servizio ed a quest'ultimo rimesso a giustificazione della richiesta di rimborso", sostenuti dal soggetto passivo (professionista) “in nome e per conto” della controparte che devono essere “provate mediante documentazione a questa intestata” (il cliente); 

2) devono fare riferimento al contratto di mandato con rappresentanza intercorrente tra il cliente e il professionista (art. 1074 c.c.); la R.M. n. 430084 del 15/12/1990 ha precisato che, ai fini dell'esclusione della base imponibile IVA, "possono essere escluse dalla base imponibile IVA soltanto le somme pagate a titolo di rimborso di anticipazioni fatte dal mandatario con rappresentanza per la controparte, non anche i rimborsi di costi sostenuti per l'effettuazione di prestazioni di servizi".

Quando le due condizioni qui sopra siano soddisfatte il professionista dovrà emettere un documento (fattura proforma o fattura) ove tali anticipazioni, sono fuori campo IVA ai sensi dell’art. 15, comma 1, n.3, del D.P.R. n.633/1972 "le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate" sono escluse

 dal concorso alla formazione della base imponibile IVA; se l'importo addebitato in fattura è inferiore ad euro 77,47 andrà applicata una marca da bollo di euro 1,81 che sarà addebitata al cliente nella medesima fattura. Tali spese non rappresentano un reddito per il professionista

e il professionista non potrà portare in deduzione dal proprio reddito il relativo onere. 

Tali importi non saranno soggetti a ritenuta d'acconto in quanto in base al combinato

• dell’art. 25 del D.P.R. n.600/1973, in materia di redditi di lavoro autonomo, ove si stabilisce la ritenuta deve essere determinata facendo riferimento ai “compensi comunque denominati, anche sottoforma di partecipazione agli utili”; 
• dell’art. 50 del D.P.R. n.597/1973, ove si stabilisce che il reddito di lavoro autonomo deve determinarsi come “differenza tra i compensi percepiti nel periodo d’imposta e le spese inerenti all’esercizio dell’arte o della professione effettivamente sostenute nel periodo stesso”.

La risoluzione Min. Fin. n.431325 del 16/2/91 ha riconosciuto l'esclusione dalla base imponibile delle somme anticipate, per conto dei loro clienti (spese sostenute per pratiche notarili, versamento di tasse, eccetera, successivamente incluse nella fattura emessa dall'agenzia a cui viene richiesto il servizio), dalle agenzie automobilistiche che si avvalgono dell'opera di altri operatori del settore; tale l'esclusione è riconosciuta a condizione che tali somme siano distintamente indicate nel registro IVA degli acquisti.

Le spese a forfait
Nel caso in cui, invece, il professionista sostenga delle spese per conto del cliente, ma a nome proprio, con relativo documento di spesa intestato all’esercente la professione, le stesse concorreranno alla formazione del reddito di lavoro autonomo, saranno soggette a ritenuta d’acconto e saranno imponibili ai fini Iva.
Le spese forfetarie, come peraltro i rimborsi a piè di lista, concorrono a formare il reddito (cfr  risoluzione Agenzia Entrate n. 69/E del  21 marzo 2003) e saranno assoggettate a ritenuta a titolo d’acconto nella misura del 20 per cento, se erogate a soggetti residenti, o del 30 per cento, a titolo di imposta, se erogate a soggetti non residenti (art. 25 DPR 600/73); risultano, inoltre, imponibili ai fini Iva. Nel caso in cui il committente riconosca al professionista, oltre al compenso vero e proprio, anche un rimborso forfetario per le spese sostenute, queste ultime saranno deducibili nel limite del 2 per cento dei compensi percepiti nel periodo d'imposta (art. 54 TUIR comma 5).

I rimborsi a piè di lista

Per i rimborsi a piè di lista con la circolare n. 28/E punto 38 Agenzia delle Entrate del 4 agosto 2006 si è chiarito che ai sensi dell’articolo 36, comma 29, decreto legge n. 223/2006, le spese relative a prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande in pubblici esercizi sostenute dal committente per conto del professionista e da questi addebitate in fattura, con effetto dal 4 luglio 2006, sono " fermo restando la natura di compenso dei rimborsi spese, in basealla nuova formulazione del comma 5 dell’art. 54 del TUIR, le spese di vitto e alloggio sostenute dal committente per conto del professionista e da questi  addebitate in fattura per l’importo effettivamente pagato dal committente, sono integralmente deducibili dal reddito di lavoro autonomo e, quindi, non soggiacciono al limite del 2% previsto dalla prima parte del comma 5 ".
La deduzione integrale sopracitata è però subordinata al rispetto di una serie di adempimenti tributari inderogabili, infatti " Dal punto di vista degli adempimenti,
1) il committente riceverà da colui che presta il servizio alberghiero o di ristorazione, il documento fiscale a lui intestato con l’esplicito riferimento al professionista che ha usufruito del servizio.
2) Il committente comunicherà al professionista l’ammontare della spesa effettivamente sostenuta
3) e invierà allo stesso copia della relativa documentazione fiscale. In questo momento il costo non è deducibile per l’impresa committente.
4) Il professionista emetterà la parcella comprensiva dei compensi e delle spese pagate al committente e considererà il costo integralmente deducibile, qualora siano state rispettate le predette condizioni.
5)L’impresa committente, ricevuta la parcella, imputa a costo la prestazione, comprensiva dei rimborsi spese. " 

Con la circolare 11/E del 16/02/2007 l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’inerenza del costo al reddito del committente si manifesta soltanto a seguito dell’emissione della parcella da parte del professionista, contente l’indicazione del rimborso spese.

La condizione 

necessaria per la deducibilità integrale, da parte del lavoratore autonomo, è l'indicazione, nella fattura emessa dall’albergatore o dal ristoratore, del professionista come beneficiario della prestazione.

Nel caso di una prestazione resa nei confronti di più professionisti, nel documento fiscale dovrà essere specificato qual e parte del corrispettivo si riferisce a ciascuno di essi.
Si è precisato che la norma ammette il professionista a dedurre integralmente le spese alberghiere e di ristorazione nell’unica ipotesi in cui esse siano state anticipate dal committente. Se, invece, le stesse sono anticipate dal lavoratore autonomo e addebitate analiticamente al committente, saranno deducibili nel limite del 2 per cento dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. Riferimenti normativi:

• Art. 25 del D.P.R. n.600/1973;
• Art. 50 del D.P.R. n.597/1973;
• Art. 54 del DPR 917/1986 "TUIR";
• Art. 15 comma 1 n. 3 DPR 633/72;
• Art. 1704 Codice Civile;
• R.M. n.360393 del 16.01.1978;
• Risoluzione Ministero delle Finanze n. 431325 del 16/02/91;
• Risoluzione Agenzia delle Entrate n° 63/E del 2003;
• Circolare Agenzia delle Entrate 28/E del 4/08/2006;
• Circolare Agenzia delle Entrate 11/E del 16/02/2007.